Estamos hablando de empresas, en particular de sociedades mercantiles mexicanas, y en particular de sociedades anónimas. La Ley establece que esas sociedades deben a fuerza celebrar una asamblea al año. Osea que una vez al año los dueños (accionistas) tienen que reunirse formalmente (en asamblea) y tomar ciertas decisiones. Esa es la Asamblea Ordinaria de Accionistas.
Esa Asamblea obligatoria anual debe usarse para definir las políticas comerciales y de operación de la Sociedad. El artículo 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles establece lo siguiente:
“La asamblea ordinaria se reunirá por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social y se ocupará, además de los asuntos incluidos en el orden del día, de los siguientes:
- Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores a que se refiere el enunciado general del artículo 172, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas;
- En su caso, nombrar al administrador o Consejo de Administración y los comisarios;
- Determinar los emolumentos correspondientes a los administradores y comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos.”
El informe a que se refiere el artículo 172 deberá incluir por lo menos lo siguiente:
- Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes.
- Un informe en que declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera.
- Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio.
- Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio.
- Un estado que muestre los cambios en la situación financiera durante el ejercicio.
- Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social, acaecidos durante el ejercicio.
- Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores.
¿Es obligatorio hacer la Asamblea Ordinaria y llevar el Libro de Actas de Asamblea?
Los artículos 33 y 36 del Código de Comercio establecen la obligación de las sociedades de llevar los libros de actas e impedir la omisión del registro de operaciones. El referido artículo 36 señala que en esos libros se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas de juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.
Esas Actas de Asamblea deben ser consignadas en los libros corporativos. Las sociedades tienen la obligación de tener esos libros y son considerados como parte de la contabilidad. En particular de acuerdo con Código Fiscal de la Federación es obligación anotar en el libro de socios y accionistas la clave del registro federal de contribuyentes de cada socio o accionista y en cada acta de asamblea, la clave de los socios o accionistas que concurran a la misma.
En no elaborar las actas de asamblea puede ser acreedor a una multa si es descubierta por las autoridades fiscales. Es importante tener siempre los Libros de Actas de Asamblea debidamente actualizados y elaborados con todos los requisitos legales.
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